Аутсорсинг отпугивает руководителей стартапов тем, что они больше не смогут контролировать результат и сроки работы. Но в кризис, когда нужно экономить, стоит внимательнее присмотреться к возможностям аутсорсинга.

Сейчас, в 2017 году, наемный труд постепенно уходит в прошлое — компаниям гораздо выгоднее работать с аутсорс-командами, чем нанимать сотрудников в штат. Организации, придерживающиеся классической HR-политики, и закрывающие все позиции исключительно in-house, обречены на застой.

Компания может состоять только из CEO и самых ключевых сотрудников — core team, координирующей работу аутсорса и фрилансеров. Все остальные процессы — разработку, дизайн, call-центр, маркетинг и другие — можно и нужно выводить за штат.

В чем плюсы?

Для начала, это дешевле. Аутсорс подразумевает, что вы оплачиваете готовый результат, а не часы, которые сотрудник проводит в офисе. Не идет речи об оплате отпускных, больничных, декретных и так далее. Вам не нужно думать об организации рабочего пространства для нового сотрудника или отдела и их адаптации.

Но по своей сути работа с аутсорс-командой — ровно то же самое, как если бы вы наняли себе программиста в компанию: при хорошем аутсорсе должно создаваться ощущение, что люди в штате. При этом компания не занимается наймом, обучением, увольнением, оплатой налогов. Все это значительно оптимизирует затраты.

Второй важный фактор —  продуктивность. С аутсорсом все просто: есть результат — есть оплата. Здесь полностью исключается человеческий фактор «заболел, семейные обстоятельства, уехал в отпуск, забыл и так далее». Аутсорсер понимает, что если в срок задача не будет сделана, заказчик просто не оплатит услуги.

Если же  мы говорим про работу в штате компании, то наемный сотрудник слабо мотивирован на постоянное достижение результатов и их улучшение (за редким исключением). Все системы управления мотивацией и продуктивностью — временные меры. Я вообще считаю, что человека невозможно замотивировать — он либо хочет быть эффективным, либо нет, и на это никак нельзя повлиять. Да и не нужно.

Третий плюс - гибкость и масштабируемость. Аутсорс позволяет вам масштабироваться, фактически, до бесконечности. На аутсорс или фриланс можно отдавать непрофильные задачи, а также задачи, от которых не зависит скорость и успешность монетизации продукта. Если разработка — профиль компании, то ключевое ядро программистов должно находится в офисе. Но  стоит одновременно набрать удаленную  команду разработчиков, которой можно будет  доверить абсолютно любые задачи, кроме, наверное, архитектуры. Постоянный аутсорс необходим, когда у бизнеса есть регулярно увеличивающийся поток задач в той или иной сфере. Гораздо результативнее транслировать этот поток за штат, чем бесконечно набирать сотрудников.  

Мы тоже прошли путь постепенного вывода определенных задач и процессов за штат.  В начале 2016 года у нас был большой штат — более 150 человек — и многие процессы выполнялись штатными сотрудниками.  Это типичная ошибка многих стартапов: сначала кажется, что чем больше людей в команде, тем быстрее компания выйдет на необходимые показатели, а работа будет делаться быстрее и эффективнее. Но мы росли слишком быстро и дорого — а это не очень здоровый рост. С таким подходом компания постоянно будет нуждаться в инвестициях, так как большой штат требует огромных операционных расходов. Постепенно вывели большинство процессов за штат, сократив тем самым ФОТ более, чем в пять раз. На аутсорс мы перевели значительную часть разработки, продажи, контент, часть колл-центра, пиар и другие процессы.

Еще одно  преимущество работы с аутсорсом заключается в том, что вы чаще всего взаимодействуете с состоявшимися предпринимателями. Проверенные исполнители часто работают в небольшой команде от двух до пяти человек. руководитель такой команды уже нашел людей, организовал работу, выстроил свой бизнес, наладил процессы и нашел клиентов. Все это подразумевает наличие у человека  ответственности, самодисциплины и самоорганизации.  Я с большим удовольствием буду взаимодействовать с предпринимателем, чем с руководителем департамента.

И, наконец,  весомый аргумент в пользу аутсорсинга — это большой опыт аутсорс команды в конкретной области.  Понятно, что экспертиза целой профильной компании, которая изо дня в день выполняет задачи из одной сферы и сталкивается с огромным количеством кейсов, будет больше, чем экспертиза одного и даже нескольких штатных сотрудников.

Какие есть сложности?

Прежде всего, чтобы выстроить эффективную систему работы с аутсорсом, нужна огромная дисциплина и самоорганизованность. Мне потребовалось около пяти лет, чтобы наладить и выстроить эту схему.  При работе с аутсорсом у нас тоже были ошибки и «косяки» — в построении коммуникаций и в организации работы. Например, не получалось сделать так, чтобы аутсорс работал такими же «спринтами», что и команда проекта:  сотрудники на аутсорсинге работали своими «спринтами» или совсем в другом ритме. Позже мы научились взаимодействовать лучше и эффективнее — это вопрос навыка и опыта.

Еще один важный совет —  всегда работайте с подрядчиками только по постоплате. У нас было много случаев, когда аутсорсер не выполнял работу. Но и оплату он, соответственно, не получал. По предоплате я могу работать только с уже проверенными людьми.

Важно автоматизировать как можно большее количество процессов. У нас все задачи записываются в Redmine («облачный» сервис для оперативного планирования — Forbes) и сортируются так, что я вижу, что выполнено, что в процессе и где есть простои. 

Стоит иметь в виду: хороший аутсорс найти гораздо сложнее, чем штатного сотрудника. А многие предприниматели, получив негативный опыт, решают просто снова взять сотрудника в штат.

Что за рубежом и что в России? 

По оценке агентства Moody’s выручка многих европейских компаний в 2017-2018 годах вырастет именно благодаря использованию аутсорсинга. На европейском рынке  модель pay-for-performance набирает все большую популярность, чего не скажешь про российский.

Если мы возьмем абсолютно любую компанию, даже мировых гигантов, то увидим, что ядро команды здесь составляют 10-15 человек. Именно от них реально зависит существование бренда и основной финансовый поток. Это ключевые сотрудники, Все остальное — можно отдавать на аутсорс.

Как вы считаете, какой основной профиль компаний Nike, Adidas, Converse?  Это маркетинг, дистрибуция, управление продажами и технологическая экспертиза. Производство — всегда идет на аутсорс. Для компаний-гигантов это самая жизнеспособная стратегия, так как она значительно снижает себестоимость продукции за счет невысокой заработной платы рабочих в странах, где размещено производство. А также позволяет компаниям сосредоточится на своих основных компетенциях.

Nike производит кроссовки во всем азиатском регионе на протяжении более 25 лет, непосредственно в производстве их продукции занято более чем 500 000 человек. Их стратегия аутсорсинга заключается в работе с подрядчиками по всей планете. Но большая часть кроссовок и одежды сегодня производится на заводах в Китае, Индонезии и Вьетнаме. Также есть заводы в Италии, на Филиппинах, на Тайване и в Южной Корее. Но это не просто постоянно ротируемые подрядчики. Хоть эти производства на 100% — собственность подрядчиков, но многие из них работают только с Nike и больше ни с кем.

Если мы обратимся к опыту Apple, то увидим что с самого начала пути компания фокусировалась на разработке инновационного дизайна гаджетов. Apple не была сосредоточена на производстве и сборке продукции, поэтому просто отдала ее на аутсорс. До 2009 года огромная доля производства продукции Apple была у компаний Samsung Electronics и Foxconn. И, наверное, всем известно, что довольно большую часть разработки софта Apple отдает в Индию.

Итак, можно применять опыт глобальных компаний, даже если управляете совсем небольшой организацией. Что мешает найти хорошую команду разработчиков в регионах или, например, в Белоруссии? Почему российские компании не переходят на формат работы с аутсорсом?

Думаю, что в большей степени дело в  страхе перестать видеть весь процесс работы, контролируовать ситуацию и влиять на нее. Люди боятся, что из-за этого результат окажется непредвиденным. Ведь управлять командой на расстоянии гораздо сложнее.

Многие считают, что аутсорсинг — это какое-то агентство, которое разово делает определенную работу. Но на деле это люди, которые работают с компанией постоянно, но фактически числятся у другого юридического лица. При этом они полностью погружены в проект, у них та же схема работы, те же спринты(если это разработка), они постоянно на связи с командой. Например, наш аутсорс работают с нами по методике Agile, как и основная команда, поэтому за один спринт и разработчики основной команды, и  сотрудники на аутсорсе выполняют определенное количество задач, нацеленных на получение конечного продукта. Это 100%-ная погруженность в проект.

Еще одна проблема состоит в том, что предприниматель не может правильно выстроить систему работы с аутсорсом. Аутсорс для российского рынка — довольно новый формат построения рабочих процессов. Далеко не все компании умеют работать по такой схеме.  Отсюда проблема в коммуникации с подрядчиками, неумение работать с аутсорс командой, четко ставить ТЗ и, как следствие, — отсутствие хороших результатов.

Но что интересно, каждый экономический кризис сопровождается повышенным вниманием и интересом к аутсорсу. В 1998 году, в 2008 году и в теченеи последних пары лет ситуация менялась. Все больше компаний вынуждены были оптимизировать затраты — соответственно, передавать часть непрофильных функций за штат.

Основной вывод для меня стал таким: для здорового и постепенного роста компании аутсорс будет лучшим решением. При правильной работе с аутсорс-командой и качественном управлении вам удастся значительно сэкономить бюджет при гораздо большей продуктивности и эффективности.